Quy trình tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng

Buổi lễ khai trương cửa hàng luôn là thời điểm quan trọng, dấu mốc cho sự phát triển của mô hình kinh doanh trong tương lai. Trong quan niệm của người Á đông, sự khởi đầu thuận lợi sẽ mang lại nhiều may mắn, cơ hội làm ăn trong tương lai. Do vậy, tổ chức lễ khai trương rất được chú trọng, cần được chuẩn bị kỹ lưỡng.

Tổ chức sự kiện khai trương cần có quy trình các bước tuần tự, đảm bảo sự kiện đầy đủ, toàn vẹn, không thiếu sót. Dưới đây là quy trình tổ chức cơ bản, giúp chủ cửa hàng định hình xây dựng kế hoạch buổi lễ hiệu quả, thành công mỹ mãn.

Các bước quan trọng khi tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng

Khai trương cửa hàng là sự kiện quan trọng, không thể tổ chức qua loa. Khởi đầu thuận lợi sẽ mang lại may mắn, sức ảnh hưởng, thu hút khách hàng cho việc kinh doanh. Sự kiện khai trương được tổ chức nhưng không có quy trình, không kế hoạch sẽ dẫn đến thiếu sót, chương trình không chuyên nghiệp, dẫn đến lãng phí công sức tổ chức sự kiện và cả tài chính. 

• Bước 1: Xác định thời gian, địa điểm tổ chức, quy mô sự kiện. Xem thời gian đẹp để buổi lễ khai trương thuận lợi, hợp phong thủy.
• Bước 2: lên ý tưởng/concept cho sự kiện khai trương cửa hàng. Ý tưởng và chủ đề được xây dựng trên quy mô cửa hàng, sản phẩm dịch vụ cung cấp, mong muốn về sự độc đáo và sức ảnh hưởng của thương hiệu.
• Bước 3: Lên kế hoạch tổng thể và chi tiết cho các đầu việc nhỏ nhất. Phân chia thành các nhóm hạng mục và phân công công việc cụ thể.
• Bước 4: làm việc với đơn vị cung cấp sản phẩm, dịch vụ xác định mức giá, dự trù ngân sách phù hợp.
• Bước 5: triển khai chuẩn bị cho khâu tổ chức sự kiện. Set-up sân khấu, khu vực khai trương, trang trí cửa hàng, khu vực tiếp đón khách… 
• Bước 6: tổng duyệt chương trình trước buổi lễ, kiểm tra đánh giá mức độ hoàn thiện. 

Lựa chọn loại hình tiệc phù hợp với quy mô khai trương cửa hàng

Dịp khai trương cửa hàng với danh sách khách mời là người thân thiết, bạn bè, đối tác kinh doanh, khách hàng… Đãi tiệc khách thể hiện sự hiếu khách tham dự sự kiện, buổi lễ và kết nối tình cảm, mối quan hệ với khách hàng. Hiện nay, để tổ chức tiệc khai trương thường lựa chọn tiệc ngọt và tiệc mặn. Trong đó:

• Tiệc ngọt phù hợp với đối tượng khách mời không quá thân thiết, người người tham dự bởi kênh truyền thông, thu hút tham gia sự kiện, gameshow…
• Tiệc mặn phù hợp với đối tượng khách mời là người thân, đối tác kinh doanh thân thiết, khách mời trong danh sách đã được lên từ trước… Tiệc thân mật, kết nối và chúc mừng cho sự kiện khai trương cửa hàng.

Tùy ngân sách, loại chương trình và đối tượng khách mời để chọn loại hình khai trương cửa hàng phù hợp. Nhiều chương trình khai trương showroom có sự kết hợp của cả tiệc ngọt và mặn.

Cửa hàng được biết đến nhiều hơn với buổi lễ khai trương cửa hàng thành công, truyền tải thông điệp hiệu quả. Doanh nghiệp, cá nhân cần có kế hoạch cụ thể, thực hiện tuần tự các bước chuẩn bị tránh thiếu sót ảnh hưởng đến buổi lễ. 

Tự tổ chức tiệc khai trương tiết kiệm chi phí và theo ý tưởng riêng. Tuy nhiên, để có buổi lễ chuyên nghiệp, được định hướng chiến lược, hỗ trợ setup sự kiện thành công, thuê các công ty sự kiện hàng đầu Việt nam sẽ là lựa chọn hoàn hảo cho doanh nghiệp/ cá nhân.